Abrechnungsfrist, Betriebskosten, Nebenkosten Abrechnungsfrist der Nebenkostenabrechnung

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Für die Betriebskosten leistet der Mieter normalerweise monatliche Vorauszahlungen, das sind Abschlagszahlungen. Steht fest, in welcher Höhe Betriebskosten innerhalb einer Arbeitsperiode (12 Monate) tatsächlich entstanden sind, muss der Vermieter abrechnen. Er muss die tatsächlichen Kosten, die auf den einzelnen Mieterhaushalt entfallen, mit dessen monatlichen Vorauszahlungen verrechnen.

Die Abrechnung muss auch für einen Laien klar und verständlich sein. Sie muss schriftlich erfolgen und den genauen Abrechnungszeitraum nennen. Der Vermieter muss die tatsächlichen Gesamtkosten des Hauses, er muss den genauen Verteilerschlüssel nennen, und er muss die sich daraus ergebenden Kosten der einzelnen Haushalte berechnen und mit deren Vorauszahlungen verrechnen. Enthält das Gebäude auch Gewerberaum, durch den bei einzelnen Kostenarten höhere Kosten entstehen (z. B. Grundsteuer), muss der auf den Gewerberaum entfallende Teil zuvor herausgerechnet werden.

Der Vermieter darf nur die tatsächlich anfallenden Kosten an die Mieter weitergeben. Haben z. B. die Mieter selbst die Hausreinigung übernommen, darf diese Position in der Abrechnung nicht erscheinen.

Hat der Vermieter selbst Arbeiten durchgeführt (z. B. Gartenpflege, Hausmeister), darf er dafür die Kosten ansetzen (ohne Mehrwertsteuer), die er sonst an einen Dritten hätte zahlen müssen.

Der Vermieter muss angeben, für welchen Zeitraum er abrechnet. Grundsätzlich ist das ein Zeitraum von 12 Monaten. Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss der Mieter die Abrechnung erhalten haben. Wenn nicht, kann der Mieter die Abrechnung einklagen oder die laufenden monatlichen Vorauszahlungen zurückhalten.

Allerdings ist der Vermieter nicht verpflichtet, direkt nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes eine Abrechnung zu erstellen. Vielmehr steht ihm hierfür ein angemessener Zeitraum zur Verfügung. Als angemessen wird von den Gerichten in der Regel ein Zeitraum von 9 Monaten betrachtet. Damit ist der Mieter regelmäßig ab dem 10. Monat nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes zur Zurückbehaltung der laufenden Vorauszahlungen berechtigt

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